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Dokumente auf dem Mac unterzeichnen: So geht es

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Dokumente auf dem Mac unterzeichnen: So geht es

Dokumente am Bildschirm zu unterzeichnen ist mittlerweile sehr einfach. Apple höchstselbst hat eine Anleitung für Unterschriften am Mac herausgegeben. Es gibt einen Haken: Es handelt sich bei dieser Vorgehensweise nicht um eine elektronische Signatur. Dies hat Auswirkungen auf die Rechtsgültigkeit. Wir erklären in diesem Beitrag, wie Anwender Dokumente auf dem Mac unterzeichnen – und welche Alternativen es zu dieser Vorgehensweise gibt.

Dokumente unterschreiben am Mac: So einfach geht es

Der Technologiegigant Apple höchstselbst erklärt in allen Details, wie sich Dokumente am Mac unterzeichnen lassen. Das darf nicht verwundern: Allein 2020 hat das Unternehmen mehr als 7,3 Millionen Macs weltweit verkauft. Da Unterschriften am Bildschirm im Geschäftsalltag immer wichtiger werden, stößt die Vorgehensweise am Mac auf großes Interesse.

Und so geht es: Zunächst wird ein zu unterzeichnendes PDF Dokument heruntergeladen. Anschließend öffnen Anwender die App „Preview“ (deutsch: “Vorschau”), die sich auf jedem Mac befinden sollte. Ist sie nicht auf dem Startbildschirm zu sehen, sollte sie im Applikationen Menü vorzufinden sein. Mit dem geöffneten PDF Dokument und der Preview App wird die Markup Toolbar geöffnet. Dort findet sich ein Unterschriftsbutton.

Wer diesen anklickt, sieht zwei Möglichkeiten. Zum einen ist es möglich, die Unterschrift mit dem Finger auf dem Trackpad zu leisten. Die zweite Möglichkeit bezieht die Webcam mit ein. Dabei wird eine Unterschrift auf Papier geleistet. Die Unterschrift wird durch die Webcam gefilmt. Daraufhin repliziert ein Algorithmus die Unterschrift für den digitalen Gebrauch. Mit einem erneuten Klick auf „Sign“ wird die Signatur automatisch im Dokument platziert.

Danach ist die Unterschrift immer wieder verfügbar. Anwender müssen dazu lediglich über „Tools“ und „Markup“ zum Bereich „Signature“ navigieren, um die Unterschrift zu finden.

Problem: Nicht jede digitale Unterschrift zählt

Die Unterschrift unter ein Dokument zu setzen ist am Mac somit sehr einfach. Es gibt jedoch einen Haken: Diese Art Signatur ist keine elektronische Unterschrift im eigentlichen Sinne.

Was eine elektronische Unterschrift ist, regelt auf europäischer Ebene die eIDAS Verordnung. In Deutschland gilt zusätzlich das Vertrauensdienstegesetz (VDG) und die zugehörige Vertrauensdiensteverordnung.

Wer mit der obigen Prozedur ein Dokument  am Mac unterschreibt, reproduziert lediglich die eigene Unterschrift in Form eines Bildes. Diese Vorgehensweise entspricht nicht den regulatorischen Anforderungen und weist einige Sicherheitslücken auf. So ist es nicht möglich, die Identität der unterschreibenden Person zu überprüfen. Prinzipiell jeder könnte das Trackpad des Macs nutzen, um eine Unterschrift zu erstellen und diese in einem Dokument zu platzieren.

Doch dies ist nicht das einzige Problem. Die Verfahrensweise lässt auch nicht erkennen, ob ein Dokument nach der Unterschrift noch verändert wurde oder nicht. Grundsätze der Datenintegrität werden dadurch verletzt. Diese Form der digitalen Unterschrift ist deshalb rechtlich wenig wert und praktisch anfällig für Missbrauch.

Elektronische Signatur für mehr Sicherheit

In Deutschland und Europa gibt es strenge Regulierungsauflagen für Vertrauensdienste, zu  denen auch elektronische Signaturen zählen. Es gibt unterschiedliche Arten von elektronischer Signatur mit unterschiedlichen Sicherheitsstufen. Zu den Anforderungen gehört etwa, dass die unterschreibende Person identifizierbar ist. Außerdem dürfen Dokumente nach einer Unterschrift nicht (unbemerkt) veränderbar sein.

Die eIDAS Verordnung regelt seit 2016 auf europäischer Ebene elektronische Signaturen, Siegel, Zeitstempel und Einschreiben. Gegenstand der Richtlinie sind auch Zertifikate zur Authentifizierung von Websites und weitere Vertrauensdienste. Das deutsche Vertrauensdienstegesetz soll zur Umsetzung der EU-Richtlinie auf nationaler Ebene beitragen und ersetzt das bereits 1997 verabschiedete Signaturgesetz.

Verbraucher und Unternehmen sollten ausschließlich rechtssichere Verfahren für elektronische Signaturen nutzen. In verschiedenen Jurisdiktionen gelten dabei unterschiedliche Regulierungsrahmen.

Wie gravierend sich vermeintliche Details in der Praxis auswirken können, zeigt das Beispiel des Thurgauer Eisenbahnbauers Stadler Rail. Das Unternehmen hatte eigentlich einen Auftrag der Österreichischen Bundesbahn (ÖBB) für 186 Doppelstockzüge erhalten. Unterzeichnet hatte der Eisenbahnbauer das Angebot mit einer digitalen Signatur – die in der EU allerdings nicht anerkannt wird. Das österreichische Bundesverwaltungsgericht hob deshalb die Zusage an das Unternehmen auf.

Große Vorteile bei Produktivität und Kosten

Das Beispiel zeigt, dass die erheblichen Produktivitäts- und Kostenvorteile elektronischer Signaturen nur dann sicher zum Tragen kommen, wenn auch geeignete Verfahren und Provider verwendet werden. In der EU dürfen nur durch Regulierungsbehörden benannte Dienstleister elektronische Signaturen anbieten. Die für die Technologie zuständige Aufsichtsbehörde ist die Bundesnetzagentur. Auch elektronische Siegel (diese werden durch juristische Personen verwendet), Zeitstempel und Einschreiben fallen in die Zuständigkeit dieser Behörde.

Die Praxiserfahrung zeigt, dass elektronische Signaturen sowohl für Unternehmen als auch für einzelne Verbraucher recht einfach anzuwenden sind. Speziell Unternehmen, aber auch Verbraucher profitieren von Zeit- und Kostenersparnis. Unternehmen können also darauf verzichten, Dokumente auszudrucken, manuell zu unterschreiben und wieder einzuscannen. Verbraucher sparen sich häufig den Ausdruck von Dokumenten und den anschließenden Gang zur Post.

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