Apps für die Event-Branche: Wie gelingt die Digitalisierung?

Toni Ebert mehr Artikel

22 März 2019 20:50

Im letzten Jahrzehnt sind Applications zu einem wichtigen Baustein – insbesondere für Unternehmen – geworden. Doch auch Privatanwender setzen bereits seit Jahren auf die funktionalen Apps, die sich vor allem mittels mobiler Endgeräte bedienen lassen.

Die Digitalisierung scheint also in vollem Gange und schreckt auch vor der Event-Branche nicht zurück. Veranstalter in den USA setzen daher schon lange auf Event-Apps. Sie dienen einer vereinfachten Vorbereitung von Konferenzen und Corporate Events und werden inzwischen auch hierzulande immer häufiger genutzt. Die Frage ist nur, wie genau gelingt klassischen Unternehmen in der Event-Branche mithilfe entsprechender Applications der erste Schritt in die Digitalisierung?

Umfassende Eventplanung mithilfe von Applications

Anders als bei der klassischen Eventplanung, erfolgt bei der Nutzung einer Event-App sowohl die Planung, als auch die Kommunikation mit den Teilnehmern der Veranstaltung direkt über das mobile Endgerät. Häufig werden komplette Veranstaltungsprogramme erstellt, die sich an registrierte Teilnehmer versenden und regelmäßig aktualisieren lässt. Das sorgt nicht nur für eine stark vereinfachte Weitergabe von Informationen. Der Veranstalter kann sich darüber hinaus auch über die Einsparung von Ressourcen freuen – was insbesondere bei größeren Events ins Gewicht fällt.

Ein ganz besonderes Augenmerk gilt bei den Event-App allerdings die Echtzeit-Kommunikation. So kann der Veranstalter Umfragen starten, Notizen anlegen und soziale Konten wie Twitter oder Facebook mit der Application verknüpfen. Darüber hinaus verfügt so ziemlich jede Event-App über eine integrierte Chatfunktion. Diese wiederum unterstützt den direkten Kontakt zwischen Veranstalter, Teilnehmer und Referenten.

Die Event-App ersetzt das gedruckte Eventprogramm

In einer Event-App lassen sich in der Regel das Eventprogramm, die Referentenliste, geplante Veranstaltungen und die entsprechenden Orte aufrufen. Darüber hinaus wird in einigen Applications auch auf eine Liste Wert gelegt, die die Konferenzteilnehmer namentlich nennt. So ist die App zunächst mit dem gedruckten Eventprogramm vergleichbar.

Was die Applications allerdings klar zum positiven verändert ist, dass der Zugang zu etwaigen Information deutlich komfortabler gestaltet wird. Hinzu kommen – wie bereits erwähnt – Möglichkeiten zur Echtzeit-Kommunikation wie Chats und Live-Abstimmungen. Im Rahmen des aktiven Networkings wird oft auch eine Kontaktvermittlung geboten, die wiederum auch nach dem Event hilfreich sein kann, um mit anderen Teilnehmern in Kontakt zu bleiben.

Hinzu kommt natürlich auch die einfache Aktualisierung der Applications. Ein gedrucktes Programmheft lässt sich – einmal ausgeteilt – nicht mehr ändern. Die Event-App hingegen kann immer auf den neuesten Stand gebracht werden. Veranstalter können Teilnehmerlisten aktualisieren, kurzfristige Terminänderungen vornehmen oder andere Informationen auch nach der ersten Veröffentlichung mit den Konferrenzteilnehmern teilen.

So attraktiv sind Event-Apps für den User

Bevor es an die eigentliche Entwicklung einer passenden Application für das Veranstaltungsprojekt geht, wollen Event-Agenturen natürlich wissen, wie jene Apps von den Usern angenommen werden. Dieser Frage ist Jürgen Mayer, der CEO der plazz entertainment AG und Experte für digitale Medien, nachgegangen. Seine Erfahrungen zeigen, dass Teilnehmer von Events und Konferenzen die Anwendungen als sehr positiv bewerten und diese entsprechend gut annehmen.

Als Pilotstudie gilt bei dieser Thematik der letzte Jahreskongress des Bundesverbandes deutscher Zeitungsverleger. Die bereitgestellte mobile Event-App wurde von mehr als 65 Prozent der 300 Konferenzteilnehmer genutzt. Die Nutzung erfolgte meist nicht nur einmalig, sondern in den meisten Fällen mehrfach. Im Durchschnitt konnten pro Verwender ganze zwölf Sessions gezählt werden. Interessant ist auch, dass gut ein Drittel der Teilnehmer per Smartphone auf die Application zugriffen.

Die Erkenntnis deckt sich übrigens auch mit dem allgemeinen Nutzerverhalten. So spielen Smartphone und Tablet inzwischen für sehr viele Menschen eine deutlich wichtigere Rolle, als Notebooks oder Rechner. Daraus lässt sich folgern, dass viele potenzielle Eventteilnehmer mit der klassischen Kommunikation in der Event-Branche nur schwer erreicht werden können.

Die zwei gängigsten Konzepte für Event-Apps

In der Event-Branche ist allgemein bekannt, dass individuelle Lösungen einen deutlich größeren Nutzen haben. Das gilt unter anderem auch für entsprechende Event-Apps. Kein Wunder also, dass es eine Vielzahl an erfahrenen Agenturen gibt, die sich auch auf die Erstellung jener Applications spezialisiert haben.

Wie die App für ein spezielles Veranstaltungsprojekt aussehen wird, hängt einerseits natürlich stark vom entsprechenden Event selbst ab. Andererseits spielen aber auch die Absprachen zwischen dem Auftraggeber und der Agentur beziehungsweise des Entwicklers eine große Rolle. In der Regel setzen beide Seiten allerdings auf eine ganz individuelle Programmierung. Hierfür stehen derzeit zwei verschiedene Konzepte im Raum, die besonders häufig genutzt werden.

Im ersten Konzept schafft der Entwickler zunächst eine Grundstruktur und liefert ein passendes Content Management System. Nun kann der Auftraggeber beginnen, neue Inhalte einzupflegen und Änderungen vorzunehmen. Das zweite Konzept kommt meist etwas teurer, da der Auftraggeber die Inhalte lediglich vorgibt. Der Entwickler hingegen übernimmt alle späteren Änderungen und alle notwendigen Updates.

In beiden Fällen sind die Kosten stark von der angepeilten Teilnehmerzahl abhängig. Darüber hinaus gibt es diverse Lizenzmodelle, aber auch Laufzeitmodelle und Pauschalpreise.